Bist du es leid, dass dein Posteingang mit unbeantworteten E-Mails überquillt? Schlimmer noch: Wie viele dieser E-Mails sind es gar nicht wert, geöffnet zu werden? Es gibt nichts Frustrierenderes, als deinen Posteingang zu durchforsten und zu versuchen, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden.
In diesem Beitrag findest du ein paar Tipps, wie du den "Posteingang Null" erreichst. Posteingang Null ist ein Zustand, in dem du keine ausstehenden Aufgaben mehr in deinem Posteingang hast. Du hast die volle Kontrolle über deine E-Mails, wer dir was schickt und wann du sie liest. Klingt gut? Richtig, lass uns loslegen. Hier sind die 5 Tipps zum Erreichen von Posteingang Null:
1. Abmeldung von irrelevanten Quellen
Wie viele E-Mails erhältst du jede Woche von Leuten, die deine Zeit nicht verdient haben? Wir wetten, dass du es bereust, dich für mehr als eine Handvoll Newsletter angemeldet zu haben, die jede Woche deinen Posteingang verstopfen.
Der erste Schritt auf dem Weg zum "Posteingang Null" besteht darin, dich von diesen Listen zu streichen. Es gibt viele praktische Tools und Erweiterungen, die dir dabei helfen, dich durch den Müll zu wühlen und dich von E-Mail-Listen, die du nicht mehr brauchst, zu entfernen oder abzumelden.
2. OHIO - Erinnerungen einstellen und stumm schalten
Versuche es mit der OHIO-Methode, um deinen Posteingang aufzuräumen. OHIO steht für "Only Handle It Once". Lege in deinem Tages- oder Wochenplan eine Zeit für die Beantwortung von E-Mails fest. Gehe deine Liste zu der festgelegten Zeit durch und führe den folgenden Prozess durch.
Antworten
Löschen
Stumm schalten
Das ist alles, was du brauchst, um den Posteingang auf Null zu reduzieren.
Wenn du auf eine unwichtige und nicht dringende E-Mail stößt, schalte sie stumm. Sowohl Outlook als auch Google Mail verfügen über integrierte Schlummerfunktionen.
3. Deinstalliere deine E-Mail-App auf deinem Telefon
Wie oft kommt es vor, dass du mitten in deinem Arbeitsablauf steckst und dann eine Benachrichtigung auf deinem Telefon erscheint, die dich ablenkt. Du schaust nach, um festzustellen, dass es sich um eine sinnlose E-Mail-Benachrichtigung handelt. Das ist verschwendete Zeit und hat dich ganz umsonst aus deinem Flow-Zustand gerissen.
Entferne die App von deinem Telefon oder stoppe die Benachrichtigungen von deiner E-Mail-App, und du wirst feststellen, dass du während des Arbeitstages weniger Unterbrechungen hast.
4. Die 2-Minuten-Regel einhalten
David Allen hat die "2-Minuten-Regel" für E-Mails erfunden. Wenn du es in zwei Minuten oder weniger schaffen kannst, erledige es sofort, anstatt es auf die lange Bank zu schieben. Mit dieser Strategie sparst du Zeit, anstatt sie auf deine Prioritätenliste zu setzen und später am Tag zu erledigen.
5. Hör auf, ständig deine E-Mails zu checken
Öffne deinen E-Mail-Posteingang nur dann, wenn es an der Zeit ist, E-Mails zu bearbeiten - halte ihn für den Rest des Tages geschlossen. Wähle eine feste Zeit und Häufigkeit für das Abrufen deiner E-Mails - das überlassen wir dir.
