Hast du jemals die Erfahrung gemacht, dass du denkst, dass E-Mails nichts für deine Produktivität tun? Es kommt dir so vor, als würde die Verwaltung deines Posteingangs nur deine Zeit vergeuden und dich von deiner Arbeit ablenken, oder?
Keine Sorge, damit bist du nicht allein. Jüngste Untersuchungen zeigen, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter jeden Tag etwa 87 E-Mails erhält. Dies führt dazu, dass diese Personen ihren Posteingang während des Arbeitstages bis zu 11 Mal überprüfen.
Die Studie zeigt auch, dass über 70% der E-Mails direkt geöffnet werden, was unser Verhalten verändert. Jedes Mal, wenn du die E-Mail-Benachrichtigung hörst, wird in deinem Gehirn eine Dopaminausschüttung ausgelöst, und du wirst süchtig nach diesem Verhalten.
Die Realität ist, dass die meiste Zeit, die wir mit E-Mails verbringen, unsere Produktivität zunichte macht, und dass die Antwort auf eine andere Tageszeit warten könnte.
Wie E-Mails deine Produktivität töten
Ob wir sie lieben oder hassen, wir alle brauchen die E-Mail als unverzichtbares Instrument für unsere geschäftlichen oder beruflichen Bemühungen. E-Mails werden jedoch zum Problem, wenn sie uns in unseren produktivsten Stunden des Tages ablenken. Wenn wir in unserem Flow-Zustand unterbrochen werden, können wir uns nicht mehr so gut konzentrieren, was unsere Aufmerksamkeitsspanne verringert und uns den Arbeitstag nicht mehr so gut bewältigen lässt.
Hier sind einige der Fakten darüber, wie E-Mails die Produktivität zerstören.
Wenn wir durch eine E-Mail-Benachrichtigung unterbrochen werden, dauert es etwa 20 Minuten, bis wir nach der Beantwortung der E-Mail wieder den gleichen Grad an Konzentration erreicht haben.
Diese Ablenkungen bei der Arbeit können bis zu 2 Stunden Produktivitätszeit vom Arbeitstag wegnehmen.
Ständige Ablenkungen bei der Arbeit schränken unsere Konzentration, unseren Fokus und unsere Aufmerksamkeitsspanne ein. So sehr, dass es sich anfühlen kann, als würde man eine Nacht Schlaf verlieren.
Verwalte deine E-Mails, um deinen Flow-Zustand zu verbessern
Wenn du während des Arbeitstages ständig E-Mails erhältst und abgelenkt wirst, wird das deine Produktivität beeinträchtigen. Das ist eine Tatsache, der wir uns nicht entziehen können.
Dein "Flow-Zustand" beschreibt die Zeit des Tages, in der du ungestört zu Höchstform aufläufst. Die Zeit scheint wie im Fluge zu vergehen, und ehe man sich versieht, ist der Tag zu Ende. Du verlässt die Arbeit mit dem Gefühl, etwas erreicht zu haben.
Um einen besseren Arbeitsfluss und weniger Unterbrechungen zu erreichen, solltest du die Zeit und den Aufwand, den du mit deinem Posteingang verbringst, kontrollieren. Schalte deine Benachrichtigungen auf stumm und öffne deinen Posteingang nur ein- oder zweimal am Tag, um deine E-Mails zu überprüfen.
Verbringe nicht mehr als 30 Minuten mit der Beantwortung von E-Mails und lösche alles, was nicht wichtig ist. Beantworte E-Mails nur, wenn du dafür weniger als 2 Minuten brauchst. Andernfalls archivierst du sie und antwortest erst am Ende des Tages.
